Automatizovano kreiranje mailova

Današnji posao, o kom god tipu posla da se radi, teško da može da se zamisli bez računara, korespondencije putem elektronske pošte ili pisanja velikog broja izveštaja. Ako dnevno treba da pošaljete nekoliko mailova ili da napravite dva-tri dokumenta, lako je odvojiti vreme za to, ali ako veći deo dana provodite u obavljanju ove procedure, onda svaki sekund ušteđenog vremena dobro dođe.

U mail klijentima mogu da se naprave „kosturi” poruka koji će donekle ubrzati komunikaciju, a u tekst procesorima mogu se čuvati delovi koje treba kasnije naslagati, ali je fleksibilnost takvih rešenja, u zavisnosti od programa koji se koristi, nikakva ili vrlo mala. Autori programa The Form Letter Machine (TFLM) videli su svoju šansu i napravili su, koliko je nama poznato, jedini (ili jedan od retkih) alata koji će drastično ubrzati komunikaciju elektronskom poštom. Osim toga, program je veoma upotrebljiv kod svih vrsta dokumenata koji imaju neku standardnu, ponavljajuću formu kao što su, recimo, ugovori, formalna pisma i slično. On predstavlja neku vrstu baze sa delovima poruka pomoću kojih se bukvalno uz nekoliko klikova mišem može sklopiti željena poruka koja će u nekim slučajevima već biti spremna za slanje bez ikakvih dodatnih intervencija. Takva poruka se zatim samo prekopira u prozor mail klijenta ili u tekst procesor i postaje spremna za slanje ili objavljivanje. Oni koji malo bolje poznaju programiranje moći će da napišu proceduru koja će trigerovati TFLM iz mail klijenta, ali mislimo da je standardna procedura koju smo opisali dovoljno jednostavna i pristupačna svima.

Program nudi veliki stepen slobode, tako da korisnik može da definiše načine kako će neki mail ili dokument da izgleda. Pošto se u njemu definišu pojedinačni delovi teksta, dozvoljene su najrazličitije kombinacije. Slikovito, mailovi i dokumenti slažu se kao Lego kockice. Prilikom izrade šablona dozvoljeno je korišćenje varijabli, čime se omogućava i personalizovanje dokumenta prilikom ubacivanja u mail klijent, preuzimanje tekućeg datuma i vremena i sličnih podataka.

Ovo do sada deluje kao idealan alat za sve kojima se radni dan sastoji od kuckanja na kompjuteru. U suštini, on jeste gotovo idealan, ali... Autori programa nikako ne mogu da znaju kakve su vaše potrebe, pa je tako vama ostavljeno da sami napravite bazu sa delovima poruka. Šta to znači? U praksi to će se svesti na bar mesec dana intenzivnog popunjavanja baze delovima teksta, uz pažljivo planiranje njene strukture. Možete praviti i više baza, jednu za mailove, drugu za jedan tip tekstualnih dokumentata itd. Prilikom popunjavanja baze idealno bi bilo ako bi se delovi poruka tako osmislili da tamo gde želite možete da ih kombinujete (te delove treba smestiti pod checkbox polja), a tamo gde ne smeju da se dupliraju, recimo kao kod različitih varijanti potpisa, morate da ih uključite u radiobutton listu. Sigurni smo da će prilikom popunjavanja baze dolaziti do logičkih problema, tako da u pripremnom periodu ne da nećete uštedeti vreme, već ćete ga potrošiti znatno više nego da pišete mailove ili pravite dokumente na klasičan način. Ipak, to je cena koja mora da se plati, kao i investicija u budućnost, jer kada vaša baza jednom bude dovoljno velika i raznovrsna, pisanje bilo kog dokumenta šablonskog tipa svešće se na nekoliko klikova mišem.

Jedna druga stvar može više da zasmeta, a to je nedovoljno dobro snalaženje s našim slovima. Iz nekog razloga, koju god kodnu stranicu postavili u programu, na ekranu nismo uspevali da dobijemo slova „č” i „ć”, dok su ostala naša slova prikazivana bez problema. Ako vam ova „sitnica” ne smeta, TFLM će vam poslužiti kao odlično pomoćno sredstvo za rad.

Branislav BUBANJA