Pri odabiru odgovarajućeg štampača prosečna domaća kompanija obično ne ide dalje od cene uređaja, njegove brzine i cene tonera. Međutim, cenu eksploatacije ovog tipa uređaja često ne definiše sama mašina, već i čovek koji je koristi. Veliki sistemi podrazumevaju nizak nivo kontrole zaposlenih, što oni umeju da iskoriste kako bi odštampali dokumenta, brošure, pa čak i čitave knjige za sopstvene potrebe, naravno sve o trošku firme. Kada na to dodamo tendenciju da se mali štampači zamene većim koji opslužuju celu kancelariju, ili čak niz kancelarija, postavlja se pitanje bezbednosti samih dokumenata. Štampači više ne stoje na stolu pored samog radnika, svako ko prolazi pored štampača ima mogućnost da pročita dokumenta čiji sadržaj može potencijalno završiti u pogrešnim rukama. Kompanije koje se susreću sa ovakvim problemima su upravo ciljna grupa novog multifunkcionalnog štampača koji nam dolazi iz japanske kuće Kyocera, koja ovom prilikom pored samog uređaja nudi i kompletno softversko rešenje za pomenute probleme.

U saradnji sa češkom softverskom kompanijom MyQ, koja se preko 20 godina bavi problematikom nadzora štampe, Kyocera je tržištu ponudila multifunkcionalni štampač koji bi trebalo da pruži daleko više od pukog pregleda broja odštampanih strana na koji smo navikli kod konkurentskih modela. MyQ rešenje zapravo predstavlja print server preko koga prolaze svi dokumenti zadati na štampu, ali i skenirani dokumenti, mejlovi poslati sa uređaja, kao i faks poruke. MyQ softver je potrebno instalirati na računaru sa Windowsom XP ili novijim operativnim sistemom, a kako se svim podešavanjima pristupa kroz web browser, administracija se može vršiti sa bilo kog uređaja, nezavisno od operativnog sistema koji on koristi. Dok je za instalaciju servera neophodna Windows mašina, klijentska strana nema ograničenja kada je OS u pitanju, pa se zadaci za štampu mogu zadavati i sa Mac OS, Linux kao i Android platforme.

Sama štampa može biti u direktnom obliku, gde server glumi običan brojčanik, a zadata štampa se odmah obrađuje, ili u zaštićenoj formi, gde korisnik fizički mora da se prijavi na uređaj kako bi se dokument odštampao. Kontrolni panel Kyocera FS-3640MFP štampača je inicijalno zaključan, a pristup mašini se dobija prijavljivanjem na uređaj, bilo korišćenjem PIN koda ili RFID kartice koja se prislanja uređaju. PIN i RFID autentikacija se obavlja na MyQ serveru, a ukoliko je uključena zaštićena štampa, tek u ovom momentu korisnik daje dozvolu da se dokumenti odštampaju, i to samo oni koje je on i zadao. Ne samo da dokumenti ne mogu upasti u tuđe ruke, već nema ni gomile odštampanog materijala koji treba prelistati kako biste došli do svog dokumenta između mase papira koje štampaju vaše kolege. Štaviše, ukoliko imate više kompatibilnih uređaja, prijavljivanjem na bilo kojoj mašini povezanoj kroz MyQ server možete doći do svojih dokumenata, ukoliko uređaj na kome obično štampate ima neki problem, dovoljno je provući svoju RFID karticu na drugom štampaču bez potrebe da ponovo zadajete komandu štampe sa svog računara.

MyQ server će voditi računa i o problemima te se svaka prijavljena greška, bilo da se radi o zaglavljivanju papira, nedostatku tonera ili servisnoj grešci evidentira i e-mailom šalje administratoru. Moguće je i slanje obaveštenja dobavljaču potrošnog materijala ukoliko toner padne ispod određenog nivoa te se ceo proces vođenja računa o potrošnji diže na jedan viši nivo.

Kada je u pitanju kontrola samih korisnika, broj izveštaja koji je dostupan je zaista impresivan. Između ostalih možete vršiti pregled po pojedinačnom korisniku, odeljenju ili dodeljenom projektu. Pošto se u okviru servera definiše i cena otiska, moguće je tačno i precizno znati koliko je svaki zaposleni utrošio novca na štampu svojih dokumenata. Krajnji korisnici takođe imaju uvid u svoju potrošnju, a tu su i informacije vezane za ekologiju poput utrošene električne energije i količine posečenog drveta kako bi se štampa obavila.

Mrežno skeniranje dokumenta je takođe olakšano. Na serveru se na nivou korisnika definiše folder ili e-mail u kome će dokument završiti, tako da korisnik nema potrebe da na samoj mašini bira išta dalje od željene funkcije.

Naravno, kako bi ceo sistem funkcionisao kako treba, sam štampač mora biti dovoljno brz kako korisnik ne bi proveo večnost čekajući ispred mašine da se zadati posao odštampa, a FS-3640MFP je za to svakako sposoban. Iako se po gabaritima radi o mašini srednje kategorije, štampač bez problema dostiže deklarisanih 40 otiska u minuti, dok je za prvu stranicu potrebno oko osam sekundi, što je i više nego adekvatno za prosečnu kancelariju. Podržana je automatska dupleks štampa, ali i dupleks skeniranje i slanje faksa i to uz veoma brz skener sposoban da dostigne do 35 skenova u minuti kada je reč o crno belim dokumentima.

Kao i uvek, moramo se osvrnuti i na cenu korišćenja. Toner pruža 15.000 otisaka i jeste povoljan ali, za razliku od većeg dela konkurencije, kartuša koju kupujete podrazumeva samo toner, a ne ceo kertridž koji inače sadrži razvijačku jedinicu i OPC valjak, što je upravo i razlog za jeftinu eksploataciju u početnom periodu. Međutim, problem nastaje kada je potrebno zameniti drum unit čija cena nije niska, pa uprkos garanciji Kyocere od čak 300.000 otisaka, više volimo da vidimo rešenja u vidu kertridža jer uvek postoji šansa da se pri nestručnom odglavljivanju papira nešto od elemenata ošteti daleko pre vremena za zamenu. I pored toga, Kyocera i dalje važi za jedan od najpovoljnijih brendova kada je u pitanju cena po otisku, ali isključivo ako se gleda korišćenje originalnog potrošnog materijala. Ako se u računicu uključe reciklirani i kompatibilni toneri i potrošni materijal, priča je već sasvim drugačija i drugi brendovi tu imaju veliku prednost, jer je ponuda takvog materijala za Kyocera uređaje na našem tržištu gotovo nepostojeća.

Ipak, MyQ softversko rešenje je upravo tu sa ciljem dodatnog snižavanja troškova štampe te, iako je njega moguće koristiti i na uređajima drugih proizvođača, fizička integracija na ovom Kyocerinom modelu dovodi celu priču na jedan viši nivo i čini FS-3640MFP primamljivim rešenjem za sisteme u kojima su kontrola i bezbednost bitniji od dostupnosti kineskih rezervnih delova i potrošnog materijala.