Put koji vodi u oblake

Da li ste čuli za Business Productivity Online Suite (BPOS)? Ako niste, nije važno. Microsoft je ovu rogobatnu jezičku konstrukciju prekrstio u prijatnije ime – Office 365. U pitanju je online paket kancelarijskih programa koji nasleđuju stare znance – Exchange, SharePoint, Office Communications Online i Live Meeting (poslednja dva sada su objedinjeni servisom Lync). Rebrendirana ponuda, kojoj je beta status opozvan 28. juna, donosi i mogućnost korišćenja paketa Office Web Apps uz skromnu nadoknadu, a za malo više novca i kompletnu svitu Office. Sve u svemu, kombinacija koja svakom donosi ponešto, osim možda IT ekipama koje održavaju kompanijske servere, a čiji posao, po svemu sudeći, lagano klizi u istorijske čitanke.

Microsoft Office 365 je set web alata namenjen manjim preduzećima, koji omogućuje jednostavno postavljanje i održavanje servera za razmenu elektronske pošte, dokumenata, imenika, kalendara i drugih podataka između računara i mobilnih uređaja koji imaju pristup Internetu. Poenta ovakvog pristupa, gde se umesto na lokalnim sistem održava na Microsoftovim serverima, prevashodno je u uštedi – iako se ona u prvi mah ne čini naročito velikom, prava korist osetiće se prilikom prvog apgrejda, kada se iz računa komotno mogu otpisati bolni troškovi oko postavljanja novih servera. Osim toga, stari serveri zahtevaju konstantno održavanje i pravljenje rezervnih kopija kako ne bi došlo do trajnog gubitka važnih podataka (jedno odeljenje u „Lazi” popunjavaju IT administratori kojima se ovo dogodilo). Konačno, troškovi zakupa Office licence u ovom slučaju iziskuju osetno manja početna ulaganja.

Koliko god su velike kompanije uzdržane kada je u pitanju „preseljenje” IT servisa u cloud okruženje, ovaj vid održavanja informatičke infrastrukture malim preduzećima uglavnom mnogo znači. Osim uštede, kompleksan servis kao što je Office 365 garantuje maksimalnu dostupnost (uptime 99,9 procenata – praktično bez prekida u radu), moćne alate (Exchange, Lync, SharePoint i Office 2010) i garanciju na integritet podataka (oko ove stavke, doduše, još dugo će se lomiti koplja). Sve to dobija se za 24 dolara mesečno po korisniku, a u slučaju da se Office rabi samo u online varijanti (Office Web Apps), pretplata pada na simboličnih šest dolara mesečno po korisniku.

Mestimično oblačno

Prelazak na Cloud organizaciju ne znači ni bilo kakvo usložnjavanje svakodnevnih operacija, ali za samu postavku sistema potrebno je izvesno predznanje. Organizacija interfejsa je složena, postoji veliki broj podešavanja, čitava masa ekrana kroz koje treba plivati i ne baš najsrećnije organizovani administratorski paneli. Office 365 sastoji se od dva interfejsa: jedan je namenjen administratorima, a drugi korisnicima. Administratori na početku mogu da definišu korisnike i njihove nivoe pristupa, odnosno licence, bilo pojedinačnim upisivanjem ili u paketu putem CSV (comma separated values) datoteka odgovarajućeg formata. Sistem podržava i Active Directory sinhronizaciju.

Tokom početnih postavki kreiraće se i odgovarajući .onmicrosoft.com domen koji podržava email i koji se može koristiti za postavljanje SharePoint sajtova, a moguće je koristiti i postojeće kompanijske domene. Sledeći korak podrazumeva biranje servisa koji će se aktivno koristiti. Po završetku setovanja pojaviće se prozor sa čeklistom koraka koje treba preduzeti u daljem održavanju servisa, što pruža izvestan osećaj sigurnosti da neki važan korak nije propušten.

Exchange Online je savršeno uštimovan sa lokalnim aplikacijama Outlook i Outlook Web App, i to je činjenica koja nas posebno raduje. Mogućnosti online varijante Exchangea gotovo su identične robustnom desktop izdanju, tako da su dostupne sve opcije za upravljanje sandučićima, arhiviranje, za integraciju voice i telefonskih servisa, kreiranje grupa i druge mogućnosti na koje su Exchange administratori navikli. Što se Outlooka tiče, verovatno nije potrebno naglašavati koliko je korisno imati kompletan PIM alat „u oblaku” – to će posvedočiti svako ko poslove u online sferi vodi sa više različitih uređaja. To znači da ćete svoje elektronsko sanduče, imenik i kalendar, sve njih sinhronizovane, imati na bilo kom računaru ili mobilnom uređaju, bilo gde u svetu... Office 365 podržava i SharePoint Workspace, offline alatku koja će sve što ste uradili offline automatski sinhronizovati sa serverom čim se prvi put „prikačite” na Internet. Svima onima koji su ranije koristili SharePoint 2010 web varijanta neće pričinjavati nikakve probleme, jer su svi elementi interfejsa praktično na istom mestu.

Priručni sajtovi i ćaskanje

SharePoint u okviru Officea 365 nudi i mogućnost kreiranja jednostavnog web sajta (sa adresom *.sharepoint.com ili na kompanijskom domenu), foruma ili bloga, koji se može oplemeniti različitim modulima (podrška za mape, integracija servisa PayPal i slično). Na raspolaganju je nekoliko osnovnih šablona sa gotovim rešenjima za biblioteke dokumenata, liste, kalendare i sastanke, a kroz InfoPath podršku moguće je na sajt postaviti i online forme za prikupljanje različitih podataka. Sajt SharePoint sigurno neće zameniti ozbiljnu kompanijsku internet prezentaciju, ali za biznise koji se zasnivaju na kolaboraciji i deljenju dokumenata, kao i za one koji nisu primarno orijentisani na online sferu, može predstavljati veoma praktičnu alatku za podmirenje osnovnih potreba.

Što se prezentacije tiče, Microsoft nudi čak 20 GB prostora na serveru, što je stvarno „domaćinska” ponuda. Šteta je samo to što administratorski interfejs u okviru SharePointa nije toliko pregledan kao u slučaju Exchangea. Nezgodno može biti i to što je za sinhronizaciju datoteka između SharePoint sajta i lokalnog direktorijuma neophodan SharePoint WorkSpace 2010, koji se nalazi u okviru paketa Office Professional Plus – to znači da je za punu funkcionalnost neophodna lokalna instalacija Officea.

Kada se govori o IM i glasovnim komunikacijama, naročito je zgodna opcija Lync 2010, relativno nov klijent koji kombinuje servis za trenutnu razmenu poruka (instant messaging) i web audio i video konferencije. Lync je zapravo desktop aplikacija koja se udobno integriše u Outlook i nudi opcije za brzo zakazivanje sastanaka, kao i nekoliko aplikacija, koje, iako u beta fazi, nagoveštavaju veliki potencijal u domenu voice i IM komunikacije. Conversations Translator je alatka za realtime prevođenje tokom chat sesija, dok Conversational Analyzer analizira ton komunikacije s odabranim sagovornicima, izdvaja „dobre” i „loše” reči i izračunava tzv. indeks poverenja (ovo već zvuči pomalo zastrašujuće, zar ne?); Information Dashboard prikazuje servisne informacije u vezi sa geografskom lokacijom sagovornika, IM and Expert je namenjen pronalaženju eksperata za određene oblasti unutar kompanije, a Group Chat Stress služi za nadgledanje IM komunikacije u velikim grupama.

Najkorisnija mogućnost koju Lync nudi jeste video konferensing. Program prikazuje kompletnu panoramu kancelarije (pod uslovom da se koristi kamera koja „pokriva” čitav prostor), automatski detektuje osobu koja trenutno govori i prikazuje njenu sliku u prozoru. Program podržava HD i VGA video, a nudi i mogućnost snimanja sastanaka.

Dobri, stari Office pride

Na kraju, Office 365 ne bi bio to što jeste da nema – Officea. Popularni kancelarijski paketi mogu da se koriste direktno online ili „tradicionalno” – da se preuzmu i instaliraju na lokalne računare. Web Apps varijante imaju i dodatnu vrednost koja je svojevremeno proslavila Google Apps – jedna od najkorisnijih svakako je opcija za uređivanje dokumenata u realnom vremenu (live collaborative editing), što u većini slučajeva olakšava i ubrzava rad.

Za punu funkcionalnost web Kancelarije Microsoft preporučuje da se na lokalnu mašinu instalira Office 2010. Integracija web i desktop varijante je besprekorna, tako da se čitav sistem čini kao jedinstvena aplikacija koja pokriva sve offline/online potrebe za uređivanjem dokumenata. U zavisnosti od izabranog paketa, Office 365 podrazumeva upgrade na Office 2010 Professional Plus za najskuplji paket, dok „sirotinjska” varijanta podrazumeva Word Starter 2010, Excel Starter 2010, Upload Center, Picture Manager i Microsoft Office Starter To-Go Device (za kopiranje programa Office Starter na USB flash disk). Ovi programi su siromašniji naprednim opcijama, ali mogu da posluže.

Zapostavljena mobilnost

Kada se sagleda u celini, Office 365 je ogroman iskorak u pravcu omasovljavanja cloud servisa u poslovnom svetu. Jasno je da u „oblak” neće pohrliti svi korisnici istom brzinom (problem bezbednosti podataka i dalje visi nad glavama zagovornika cloud servisa), ali ako se ovakav sistem pokaže delotvornim na primeru pojedinaca i malih kompanija, a nema razloga da tako ne bude, i veći igrači poželeće da se nađu u tom vozu.

Microsoft će svakako nastaviti da doteruje svoje čedo, i to najverovatnije tempom koji će nas prijatno iznenaditi. Jednostavnija administracija SharePointa, offline sinhronizacija i bolja dokumentacija verovatno će biti pri vrhu liste planiranih unapređenja. Daleko veći problem u ovom trenutku je zapostavljena podrška za mobilne uređaje – iako ima strahovit potencijal, Office 365 u ovom trenutku nije ni blizu toga da postane kancelarijski paket izbora za „kancelarisanje” u pokretu. Gotovo sve web aplikacije paketa moguće je videti na Ajfonu, Androidima i tabličnim računarima koji ne koriste Windows, ali to iskustvo nije naročito prijatno, jer većina opcija nije dostupna. Doduše, Microsoft nijednom rečenicom nije nagovestio da će odstupiti od planirane trase Windows – Web-Browser – MS Phone – Office – Lync i da će razvijati podršku za konkurentske mobilne operativne sisteme.

Jedini element ovog paketa koji je potpuno kompatibilan sa ne-Windows platformama je Exchange, koji već nekoliko godina koristimo na gotovo svim mobilnim uređajima. Druge aplikacije svoje lepo lice pokazuju samo na Windows računarima sa ActiveX i Silverlight podrškom, a jedino neke SharePoint opcije mogu da se koriste na još nedovoljno popularnoj platformi Windows Phone 7. Drugim rečima, za uređivanja dokumenata na mobilnim telefonima i tabličnim računarima i dalje smo upućeni na druge cloud servise kao što su Box.net i Google Apps.

vs Google

Na kraju ostaje neminovno poređenje sa Googleovim kancelarijskim rešenjima (Google Apps for Business), koje u ovom slučaju nije sasvim na mestu. Naime, Office 365 je mnogo više od obične online verzije Officea 2010 jer, pored web izdanja najkorišćenije svite kancelarijskih programa, on uključuje i druga Microsoftova rešenja za poslovne korisnike: Exchange, SharePoint i Lync. To je već veoma ozbiljna kombinacija naprednih alata za komunikaciju, kolaboraciju i integraciju poslovnih procesa, koji ne samo što umešno koriste neke od ključnih prednosti cloud računarstva već nude i konkretne uštede, koje malim preduzećima i te kako mogu da olakšaju prve korake u svetu modernog biznisa.

Gradimir JOKSIMOVIĆ