Microsoft Office 2016

Prateći smenu generacija operativnog sistema, Microsoft je unapređivao i svoj poslovni paket – Office. Verzija 2016 zvanično je ugledala svetlost dana 22. septembra i donela je malo osveženja u poslovno okruženje kome pripada. Microsoft je, po običaju, predstavio nekoliko različitih verzija paketa, koji „gađaju” različite ciljne grupe. Osnovna verzija, ujedno i najjeftinija, donosi tri najkorišćenija programa iz paketa (Word, Excel i PowerPoint), koji su pojačani OneNote komponentom. Home & Business varijanta prethodno pomenutim programima pridružuje i Outlook. Preostale tri verzije - Standard, Professional i Professional Plus - namenjene su poslovnom okruženju i shodno tome donose više programa. Standard verzija ima još i Publisher, Professional i Access, a Professional Plus uz sve to još i Skype for Business.

Noviteti

Kao što je sa Windowsom 8 naučio da korisnicima ne treba nametati nešto što ne žele pa je sa Windowsom 10 to ispravio, Microsoft je istu stvar ponovio i sa Office paketom. U prethodnoj verziji (2013) gigant iz Redmonda uklonio je Aero Glass transparenciju i predstavio je nov „beli” dizajn koji nije bio najbolje primljen, iz prostog razloga zato što je suviše „zabeleo” radnu površinu. To je donekle ispravljeno dodavanjem dve nove teme, ali nije rešilo generalno nezadovoljstvo korisnika.

Office 2016 je promenio tu situaciju pa je sada on mnogo „šareniji” od svog prethodnika. Osnovna Colorful šema boja napravljena je tako da svaka aplikacija u paketu ima sopstvenu boju. Wordu je tako dodeljena plava boja, Excelu zelena, PowerPointu narandžasta... Iako deluje pomalo neozbiljno, svakako je veselije od starog izgleda i razbija monotoniju. Uostalom, ako vam se baš i ne sviđaju nove boje, postoji mogućnost vraćanja na stare, iz Officea 2013.

Druga važna stvar je to da je Microsoft odlučio da više „ne viče” na korisnike. Naime, u Officeu 2013 meniji su bili ispisani VELIKIM slovima, verovatno da bi bili uočljiviji na malim ekranima tableta, osetljivim na dodir. Međutim, Microsoft tada kao da je zaboravio da uključivanje ’Caps Lock’ tastera među korisnicima računara u slengu znači vikanje ili nepotrebno podizanje tona – suštinski nepristojno ponašanje. Zato je u novoj verziji vratio normalan ispis u traci sa opcijama pa sada to sve deluje nekako uljudnije.

Treća velika promena je dodavanje Tell Me asistenta. U traci sa opcijama (ribbonu) pojavila se svojevrsno polje za pretragu u kome je indikativno napisano Tell me what you want to do.... Ovo bismo mogli nazvati nekom vrstom izdvojenog Search boksa iz Office helpa, koji po svojoj funkciji pomalo podseća na nekadašnjeg Office asistenta, čuvenu „spajalicu”. Uglavnom, u Tell Me polju je potrebno upisati traženi upit, nakon čega će Office ponuditi listu mogućih odgovora, odnosno neku vrstu filtriranog menija sa opcijama koje na neki način imaju veze sa upitom. Ova funkcija je definitivno korisna, ali čini nam se da još uvek nije dostignut njen pun potencijal. Za sada je dostupna samo u tri osnovna programa u okviru paketa (Word, Excel i PowerPoint), ne daje baš uvek smislene odgovore i čini nam se da joj nedostaje poslednji korak u zaokruživanju njene funkcionalnosti. Pod tim podrazumevamo eventualnu mogućnost da, kada već daje korisniku mogućnost da direktno pristupi željenoj opciji, ponudi i neku vrstu mini-tutorijala, da mu pokaže gde ta opcija zaista figurira na ribbonu. Na taj način, obezbedio bi se ne samo brži pristup do tražene opcije, već i neka vrsta edukacije korisnika, jer sledeći put neće morati da postavlja upit, već će znati gde se opcija nalazi. Drugim rečima, Tell Me ima potencijal da u nekoj budućoj verziji bude jedina opcija u ribbonu, pa ostaje pitanje da li se takvo ponašanje nametnulo slučajno ili je to bila i namera Microsofta. Za odgovor ćemo verovatno morati da sačekamo još nekoliko iteracija Office paketa.

Još jedna od važnih stavki u ovom paketu je integracija. Osim što je tesno povezan sa Office 365, korisnici Officea 2016 dobijaju 15 GB prostora na OneDrive servisu, uz mogućnost dokupljivanja dodatnog prostora ukoliko za tim bude potrebe. Ponuđeni prostor bi ipak trebalo da bude sasvim dovoljan za čuvanje dokumenata, kao i za njihovu dostupnost na bilo kom uređaju koji se koristi, uz automatsko sinhronizovanje ukoliko na nekom računaru postoji instalirana OneDrive desktop aplikacija za čuvanje tih dokumenata u lokalu.

Unapređen je način kolaboracije većeg broja korisnika na istom dokumentu. Direktno na ribbon izbačeno je dugme Share koje služi upravo za lako deljenje dokumenata. To takođe povlači i pitanje bezbednosti podataka, pa je u osnovnim programima Office paketa (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) ugrađen napredan DLP (Data Loss Prevention) sistem zaštite od gubitka podataka. Ovaj sistem je u prethodnoj verziji Office paketa postojao samo u Outlooku, a funkcioniše u punom poslovnom okruženju. Ukoliko su administratori uključili proveru DLP pravila na Exchange serveru, ovaj sistem će sprečiti slanje poverljivih informacija opšteg i poslovnog tipa. U tom slučaju, sistem obaveštava ukoliko se pokuša deljenje dokumenta ili slanje maila u kome se nalaze osetljive informacije koje se kose sa predefinisanim DLP pravilima.

Zajedničke reči

Kao i u Office 2013 paketu, ukoliko se dokument nalazi na OneDrive servisu, omogućen je istovremeni rad više ljudi na njemu. Word će obavestiti trenutne korisnike svaki put kada još neko počne da radi na istom dokumentu i markiraće delove dokumenata na kome druge osobe rade u tom trenutku. Kada se drugi korisnik uključi u rad već otvorenog dokumenta, ponudiće mu se opcija da se u realnom vremenu drugima prikazuju izmene koje on pravi. Ako to prihvati, ostali korisnici koji rade na dokumentu moći će da vide i kako on pomera kursor, koje izmene pravi čak i pre nego što taj korisnik snimi sve te izmene, kao što je bilo u Wordu 2013.

Kao mera zaštite obezbeđeno je da, kada jedan korisnik počne da radi na jednom pasusu, on postaje privremeno „zaključan” za sve ostale. Indikacija tog procesa nije vidljiva drugim korisnicima, kako ih ne bi bespotrebno opterećivala, već će samo u slučaju kada neko drugi pokuša da edituje pasus koji je već u procesu editovanja, dobiti informaciju da je on zaključan. Naravno, ukoliko postoji potreba, svaki korisnik može ručno da blokira i editovanje pasusa na kojima trenutno ne radi, ali koje ne želi da bilo ko drugi menja.

Word je, konačno, dobio mogućnost „povlačenja” sadržaja direktno iz PDF-a. Dovoljno je da otvorite PDF i da počnete da ga editujete kao bilo koji drugi tekstualni dokument. Možda neki grafički sadržajniji dokument neće izgledati baš identično u tom procesu konverzije, ali ova opcija definitivno predstavlja jedan od veoma korisnih noviteta. Samo, budite spremni da u slučaju velikog dokumenta inicijalnu konverziju čekate i nekoliko desetina minuta.

Poslovni „kalkulator”

Ako je Word najkorišćeniji program u Office paketu, onda je Excel definitivno najvredniji. Iako se u najvećem broju slučajeva Excel koristi kao malo napredniji kalkulator, u ozbiljnom poslovnom okruženju on predstavlja nezamenjiv alat na osnovu čijih kalkulacija se zasnivaju mnoge poslovne i strateške odluke, od kojih bukvalno zavisi budućnost preduzeća.

Excel 2016 donosi verovatno najveći broj unapređenja u novom Office paketu, a možemo reći da je konačno bilo i vreme za to. Već duži vremenski period, ovaj deo Officea samo je „šminkan”, ali na njemu nije bilo nekih suštinskih promena. Sada je Excel konačno dobio nekoliko novih tipova grafikona koji na nove načine mogu grafički da predstave dobijene tabelarne rezultate. Unapređena je opcija za predviđanje koja više nije samo linearna. Sada, na primer, mogu da se jedna do druge, na osnovu zadatih parametara prikažu najpesimističnija i najoptimističnija varijanta predviđanja.

Poslovna inteligencija je nekada bila uključena u Excel u Pro verziji Office paketa, a danas je ona zastupljena čak i u najjeftinijoj, Home & Student verziji. Doduše, postoji razlika u broju analitičarskih alatki i izvora iz kojih može da preuzima podatke u odnosu na poslovne verzije, ali i to je veliki pomak. Power Query, nekadašnji komplikovani dodatak za Excel, sada je postao njegov integralni deo i znatno je jednostavniji za upotrebu (za importovanje podataka u Excel). Po istom principu unapređeni su i bolje integrisani Power Map (za analizu podataka koji uključuju geografske lokacije), Power Pivot (alatka za rad sa Pivot tabelama)... S druge strane, neke alatke koje su postojale u prethodnim verzijama i dalje postoje, ali nisu podrazumevano aktivirane. Ovakva racionalizacija alatki za analizu podataka daleko je bolja od pukog prikupljanja dodataka i njihovog „bacanja na gomilu”. Pročišćen i filtriran skup Business Intelligence alatki obezbeđuje bolju fokusiranost i efikasnije rezultate.

Snažna tačka

PowerPoint je, osim vizuelnog usaglašavanja u skladu s novom temom, ostao skoro nepromenjen. Dobro, radilo se i na njemu, ali ta unapređenja nisu toliko uočljiva niti toliko krupna da bi se o njima naveliko raspravljalo. Jedna od korisnih stvari koja nam je zapala za oko je side-by-side mogućnost prikaza verzija prezentacije koju su radili različiti ljudi, pri čemu korisnik može da odabere koju verziju će da sačuva u finalnom dokumentu. Pomenućemo još samo mogućnost lakšeg deljenja PowerPoint prezentacija kroz besplatan Office Presentation Service, kako bi svi zainteresovani mogli da je besplatno pogledaju u svom browseru.

Dopisivanje

U poslovnom okruženju, Outlook predstavlja neizostavni i verovatno najčešće upotrebljavani alat. Danas se praktično kompletna poslovna korespondencija, interna i eksterna, odvija kroz ovaj program. Iako je doveden skoro do savršenstva, uvek se pronađe još nešto što može da se malo unapredi. Takav slučaj u ovoj verziji je pojava pop-up liste nedavno dodavanih priloga uz poruku. Ništa spektakularno, ali istovremeno prilično koristan novitet. Obratite pažnju da će, ukoliko se dokument nalazi na OneDriveu, ova opcija pretpostaviti da želite da pošaljete samo link do njega, a ne ceo dokument.

U skladu sa sve izražajnijim nastojanjima da se poslovanje preseli „u džep”, na male ekrane telefona i tableta, Outlook je dobio takozvani responsive dizajn – prikaz se automatski prilagođava veličini i rezoluciji ekrana tako što će se, recimo, prikazati samo Inbox lista ili samo sadržaj otvorene poruke.

Ostale aplikacije

OneNote i Access nisu doživeli velike promene, ali je bitno da je Professional Plus verzija paketa dobila jednu novu aplikaciju – Skype for Business. Moramo da naglasimo da nije u pitanju klasičan Skype i da se na njega ne loguje standardnim nalogom, već da je potrebno da se koriste poslovni kredencijali, kao za pristup poslovnom računaru. Nakon toga, Skype for Business omogućava pretragu ostalih korisnika ove aplikacije u okviru kompanije i njihovo dodavanje u kontakt listu. Dalja komunikacija obavlja se na isti način kao i kod „običnog” Skypea – putem slanja instant poruka ili telefonskim pozivom. Osnovna prednost ove poslovne verzije je što se ona integriše sa Outlookom, odakle mogu da se planiraju i ugovaraju Skype poslovni sastanci bez potrebe za putovanjem i da oni budu automatski uneti u Outlook kalendar. U toku sastanka moguće je i aktiviranje prezentacionog moda koji će prikazati desktop ili pripremljenu PowerPoint prezentaciju.

I na kraju...

Kao i uvek, kada se pojavi nova verzija nekog široko rasprostranjenog programa, koji je uz to od esencijalne važnosti za poslovne procese, postavlja se pitanje da li je neophodan upgrade? Ukoliko se radi o modernom poslovnom okruženju koje neguje trendove mobilnog poslovanja, Office 2016 deluje kao rešenje koje je svakako poželjno. Od svojih prethodnika je bolje prilagođen uređajima sa malim ekranima koji koriste tastaturu, olovku ili ekran osetljiv na dodir. Bolje je integrisan i sa cloudom, ali i bolje usaglašen sa upotrebom interneta, donosi mnogo novih šablona, grafikona i ukratko olakšava i ubrzava rad.

Ako bismo morali da biramo šta nam je od noviteta najviše privuklo pažnju, bez dvoumljenja bismo odabrali Tell Me. Ova, suštinski mala, opcija ima, strateški gledano, ogroman potencijal i možda je prvi vesnik smera u kome će se kretati dalji razvoj Office paketa – čistiji interfejs sa fokusiranim prikazom mogućih operacija koje se odnose na zadati upit.

Branislav BUBANJA