Microsoftov Visual Basic važi za programski jezik koji od programera zahteva dizajnerska znanja gotovo koliko i programerska. Međutim, okruženje u kojem se kreira interfejs programa i kompletna komunikacija s korisnikom programa (putem izveštaja, dokumenata i tabela) nisu dovoljno kvalitetni da bi se u njemu efikasno radili neki složeniji poslovi. Za takve stvari su razvijeni dodatni alati koji zadati dizajnerski posao mogu da odrade brže i lakše. Visual Documents je jedan od takvih alata. To je RAD (Rapid Application Development) alat koji od korisnika ne zahteva nikakvo programersko znanje. Namenjen je prvenstveno za izradu dokumenata koji se pripremaju za štampu kao što su izveštaji, memorandumi, pisana korespondencija itd.

Pošto je radno okruženje Visual Documentsa veoma slično Visual Basicovom okruženju, korisnici koji u njemu budu dizajnirali dokumente neće gubiti mnogo vremena na upoznavanje sa rasporedom i značenjem funkcija. Projektovanje i dizajniranje izveštaja ili dokumenta odvija se korišćenjem WYSIWYG editora. To praktično znači da nema potrebe da zamišljate kako će izlazni dokument izgledati - to ćete videti već u fazi njegove izrade. Kada budete zadovoljni izgledom dokumenta, sve što treba još da uradite jeste da kliknete na opciju „Build source code”. Nakon nekoliko trenutaka na ekranu će se pojaviti novi prozor u kojem će se prikazati kompletan izvorni kôd dokumenta. Taj kôd kasnije možete uključiti u svoj Visual Basic program. Prednosti su očigledne - vreme izrade dokumenta je neuporedivo brže, eliminiše se mogućnost greške prilikom pisanja kôda, a krajnji rezultat može da deluje mnogo atraktivnije.

U toku izrade dokumenta na raspolaganju vam stoje različite opcije. Verovatno će se najčešće koristiti polja za unos konstantnog i varijabilnog teksta (može se koristiti za unos vremena izrade dokumenta, datuma, količine artikala, broja dokumenta...), fotografije, tabele i slično. Upisani tekst može da se formatira kao u bilo kojem tekst procesoru, a na raspolaganju vam je i desetak predefinisanih makroa koji će nekoliko najčešćih operacija dodatno ubrzati. Naravno, moguće je i definisanje novih makroa. Ako izveštaj treba da se napravi na osnovu nekog već postojećeg dokumenta, njegovo generisanje i uključivanje u program još je jednostavnije. Takav dokument je potrebno skenirati i importovati u program u obliku šablona. Zatim na njemu definišete odgovarajuća polja - i priprema je gotova. Veoma zgodna opcija koja višestruko olakšava posao. Moramo da pomenemo i pomalo neuobičajen raspored prečica na tastaturi, što je najuočljivije kod Copy/Paste komandi koje se u praksi najčešće koriste.

U svakom trenutku možete da pogledate i kako će dokument izgledati u „papirnom obliku”. S obzirom na to da je Visual Documents orijentisan na izradu dokumenata koji će se čuvati „na papiru”, ovo je najnormalnije i jedino ispravno rešenje. Nakon završenog dizajniranja, konačno se stiže i do generisanja izvornog kôda. Dobijeni kôd može se snimiti na hard disk ili direktno proslediti u odgovarajući Visual Basic projekat. Možda ovaj program nije previše zanimljiv širokoj populaciji korisnika računara. Međutim, oni koji programiraju u Visual Basicu (naročito oni koji se bave poslovnim aplikacijama) dobiće u Visual Documentsu odličnog saveznika za ubrzavanje i olakšavanje rada.