Abrevijatura PIM (Personal information Manager) označava vrstu softvera namenjenog radu sa ličnim podacima korisnika. Papirni ekvivalent PIM programa su stari, dobri rokovnici koji su osmišljeni da pomognu u sakupljanju beleški i planiranju aktivnosti.

Osamdesetih godina prošlog veka pojavili su se prvi prenosni elektronski PIM uređaji (Psion Organizer). Devedesete donose Apple Newton, koji je odomaćio naziv PDA (Personal Digital Assistant) za sva „sokoćala” ovog tipa. Posle na red dolaze odlični Palm džepni računari, a njihov uspeh motiviše Microsoft na razvoj Windowsa CE, što dovodi do poplave novih PDA modela. Na kraju je pojava pametnih telefona poslala PDA koncept u istoriju i PIM aplikacije učinila dostupne praktično svima.

Što se tiče desktop računara, tamo je vladar bio i ostao Microsoft Outlook, koji dolazi kao deo Office paketa. Reč je o nesumnjivo moćnom programu koji je od velike koristi poslovnim ljudima, ali su mu mana prilični gabariti i to što nije mobilan.

EssentialPIM je program koji postoji još od 2004. godine i njegova koncepcija ne ostavlja mnogo sumnje da se radi o svojevrsnoj kopiji Outlooka. Početni ekran donosi pregled aktivnosti i „saopštenja” iz kalendara, zadatke, poruke (elektronske pošte) i obaveštenja o eventualnim godišnjicama (rođendanima) koji su zabeleženi u adresaru. Kalendar je jedan od najčešće korišćenih modula koji omogućava da se bolje organizujemo i da ne propustimo važne događaje. Konkretnu realizaciju ove opcije bismo mogli podvesti pod „klasiku žanra” i svi koji su nekada koristili slične alatke u drugim programima će se i ovde snaći bez ikakvih problema. Dakle, jednokratni događaji sa tačno definisanim vremenom početka i završetka se smeštaju u okviru tabele, dok kontinualni događaji okupiraju vrh prozora. Podatke je moguće prikazati u obliku tabele (obaveze su poređane po vremenu započinjanja jedna za drugom), po konkretnom danu, mesecu i godini.

Modul pod nazivom Zadaci je konceptualno sličan prikazu kalendara u obliku tabele. Od korisnika se traži da unese naziv obaveze, kao i vreme njenog početka i kraja. Moguće je prikazati koliko je procentualno neki posao završen, a u slučaju da posao želimo da označimo završenim, aktiviramo checkbox na njegovom početku. Što se tiče modula za beleške, njegov glavni deo predstavlja ugrađeni editor teksta koji je po funkcionalnosti sličan sa Wordpadom i podržava ubacivanje tabela. Može da posluži za čuvanje fragmenata sa weba ili iz Word dokumenata. Reklo bi se ništa posebno, ali glavni potencijal nalazi se u okviru hijerarhijske strukture stabla s leve strane, što nam omogućuje da grupišemo zabeleške po logičkim celinama.

O adresaru nema šta da se kaže osim da pristojno obavlja poveren zadatak i da sadrži veliki broj polja za popunjavanje podataka. Sledi modul za komunikaciju putem elektronske pošte. Radi se o kvalitetnom programu koji nudi praktično sve mogućnosti koje se zahtevaju od ovog tipa softvera i poseduje opciju menjanja izgleda radnog okruženja preko četiri predefinisana rasporeda. Nažalost, ne postoji nikakav „fabrički” način za filtriranje spam poruka, što je jedna od važnih karakteristika Outlooka.

Posebno nam se dopada postojanje modula za čuvanje informacija o lozinkama. Svaki aktivni korisnik interneta se pre ili kasnije susretne sa problemom čuvanja informacija o registracijama na razne internet servise, pa su prisiljeni da smisle način kako da ih čuvaju na sigurnom, a da opet budu na dohvat ruke u slučaju potrebe.

Jedna od pohvalnih karakteristika programa odnosi se na razvijene mogućnosti uvoza i izvoza podataka koja se odnosi na praktično sve njegove module. Tako, recimo, kalendar i zadatke možemo uvoziti (i izvoziti) u formatima iCal i internom, beleške iz TreePada, Keynotea i TXT datoteka, elektronsku poštu u (i iz) Outlooka, šifre iz KeePassa i Roboforma. Krajnje korisna je i mogućnost sinhronizacije sa mobilnim uređajima na bazi Androida i iOS-a.

Sve što je prethodno rečeno važi kako za besplatnu verziju programa, tako i za komercijalnu. Iz priloženog se da primetiti da konzumenti besplatne verzije imaju na raspolaganju zaista respektabilnu funkcionalnost koja pokriva najveći deo potreba prosečnog korisnika. Međutim, pojedinci i organizacije koje imaju izraženu potrebu za ovom vrstom softvera obično su poslovno orijentisani, pa im izdvajanje nekoliko desetina dolara za dodatnu funkcionalnost ne znači mnogo. Tako se, recimo, kupovinom verzije Pro ili Business, dobija mnogo bolja enkripcija, mogućnost globalnog pretraživanja svih modula, mogućnost beleženja objekata koji neće biti sinhronizovani, napredni bekap, mogućnost kačenja fajlova u okviru dokumenata raznih tipova i mogućnost prikazivanja poruka na desktopu. Ništa manje važne su i mogućnosti čuvanja baze u okviru servisa Dropbox, kao i mogućnost sinhronizacije sa cloud servisima slične namene.

Poboljšanja poseduje i svaki pojedinačni modul programa, pa tako, recimo, kalendar ima dodatne mogućnosti prikazivanja podataka, mogućnost višestrukog ponavljanja obaveštenja o događaju ili mogućnost filtriranja i uređivanja kategorija. Beleške imaju mnogo više opcija formatiranja i bolje organizovanje strukture stabla. Lozinke dobijaju mogućnost klasifikacije u okviru TreeView kontrole, dok je elektronsku poštu moguće osnažiti PGP šifrovanjem.

Treba naglasili da pored klasične, instalacione verzije postoji i portabilna varijanta programa, koja je odlično rešenje za ljude koji u poslu koriste dva ili više računara. Business varijanta programa namenjena je korišćenju u okviru radnih kolektiva i ne zahteva upotrebu namenskih servera. Uz njenu pomoć moguće je sve navedene resurse deliti među velikim brojem korisnika.

EssentialPIM je odličan instrument za organizaciju podataka i svakome ko drži važne podatke neorganizovano i na više mesta, i pri tome ih često gubi, može biti od velike pomoći.