Optimizacija Office dokumenata

Rad u poslovnom okruženju podrazumeva obradu i razmenu prilične količine dokumenata, koji često nisu mali. Ti dokumenti zauzimaju prostor na disku, ali i njihova distribucija kroz internu mrežu u preduzeću (ili preko interneta) u određenoj meri opterećuje propusnu moć mreže. Važan faktor jeste i to što slanje i primanje velikih dokumenata utiče i na smanjenje efikasnosti u radu. Sve se to može regulisati korišćenjem arhivera, ali ako ste ikada radili u nekoj većoj kompaniji (koja nije iz IT sveta), sigurno ste shvatili da je problematično naučiti korisnike da koriste makar samo najosnovnije funkcije nekih programa i da svaki pokušaj promene postojećeg stanja (recimo uvođenje zipovanja dokumenata pre slanja) izaziva odbojnost i reakcije tipa „ti samo hoćeš da mi napraviš dodatni posao”.

Verovatno imajući slična iskustva, autori programa FILEminimizer Office napravili su jednostavnu aplikaciju koja radi sličan posao kao i arhiveri, ali koja je mnogo jednostavnija za korišćenje. Za početak, aplikacija je portabilna i nema potrebe za njenom instalacijom na disku. Sve je podređeno jednostavnosti u radu, mada postoje neka setovanja koja treba (jednom) definisati da bi sve radilo kako treba.

FILEminimizer podržava rad sa Word, Excel i PowerPoint fajlovima u verzijama od 97 do 2007. Postupak rada svodi se na to da se postojeći fajl na neki način ubaci u program (pretragom, direktnim upisom ili prevlačenjem fajla u prozor programa), da se klikne na dugme za početak obrade i da se sačeka nekoliko trenutaka da se izvrši kompresija. Kompresovani fajlovi funkcionišu na isti način kao i originalni i mogu da se pokrenu u odgovarajućem programu bez ikakvih dodataka, samo što su manji po veličini od originala. Autori tvrde da je originalni fajl moguće smanjiti čak za 98 odsto, što možda i jeste tačno, ali samo sa specijalno pripremljenim fajlovima. U našem slučaju prosek kompresije (sa setovanjima postavljenim na najveću kompresiju) kretao se između 30 i 50 odsto, u zavisnosti od vrste i sadržaja fajlova. Iznenadilo nas je to što zaista radi i sa Office 2007 formatima, koji su i sami po sebi već delimično kompresovani. Pošto nije u pitanju arhiver, program ne dira tekstualni deo, jer tako kompresovan dokument mora da bude čitljiv na bilo kom računaru koji ima instaliran neki office paket. Umesto toga, FILEminimizer koristi nekoliko različitih metoda kompresije koji se odnose na pojedine delove fajlova. Na primer, prilikom kompresije fotografija program selektuje najbolji metod kompresije za svaku pojedinačnu sliku u okviru dokumenta. Zahvaljujući tome, posebno velika kompresija ostvaruje se kod dokumenata koji imaju veliki broj fotografija ili ostalih multimedijalnih sadržaja. Program se lepo snalazi i sa tzv. embeded objektima, koji su veoma česti u office dokumentima. Takvi objekti mogu da se pretvore u slike i nakon toga kompresuju kao i ostali grafički dokumenti unutar fajla.

U okviru programa postoji i opcija za pretragu fajlova po disku. Čini nam se da je ona mogla da bude postavljena na malo vidljivijem mestu, jer znatno olakšava posao oko pronalaženja fajlova koji treba da se kompresuju, naročito ako su vam potrebni fajlovi razbacani po različitim folderima. Filtriranje fajlova je moguće na više načina. Bez ikakvih drugih uključenih filtera ova procedura pretražuje po zadatim folderima sve PowerPoint, Word i Excel fajlove. Ako vam nešto od toga ne treba, postoji opcija za isključivanje određenog formata. Takođe, ukoliko znate približnu veličinu fajla koji želite da kompresujete, možete da postavite i minimalnu veličinu fajlova koji će se pojaviti u listi, a postoji i opcija datumskog filtriranja. Nakon označavanja fajlova, oni će se kompresovati automatski u batch proceduri.

Pack and Go možda je najkorisnija opcija u programu. Ona donosi najviši stepen automatizacije, jer nakon pakovanja odmah otvara novi mail i postavlja kompresovani dokument kao attachment. Na vama je samo da upišete mail adresu i prateći tekst u telu poruke te da pošaljete mail. Da bi ovo radilo, neophodno je da se prvi put po pokretanju ove opcije podese i neki parametri kao što su vaša email adresa, šifra i korisničko ime za pristup vašem poštanskom sandučetu, kao i SMTP i POP serveri kako bi poruka mogla da se prosledi na željenu adresu.

Iako bi kompresija teoretski trebalo da funkcioniše sa svim office formatima, u našem slučaju to nije bilo baš uvek tako. Nekoliko puta nam se dogodilo da prilikom kompresije DOC formata kompresovani fajl bude „uništen”, tačnije nečitljiv. To se dešavalo samo sa fajlovima sa kompleksnijom strukturom koji su sadržali indeks, heder i futer, veliki broj slika itd., dok su klasični tekstualni dokumenti (koji se ipak najčešće koriste) kompresovani bez problema. Ovakve probleme nismo iskusili sa starim Excel i PowerPoint fajlovima, kao ni sa fajlovima snimljenim u Office 2007 formatima. Treba naglasiti i to da FILEminimizer nije ograničen samo na MS Office paket. On može da kompresuje i fajlove iz drugih office programa, pod uslovom da su snimljeni u MS Office formatima.

Izmene koje FILEminimizer pravi na fajlovima konačne su i nepovratne, ali se baš zbog toga uvek kreira novi fajl, dok original ostaje netaknut. Kompletna dalja obrada dokumenta može da se vrši i na kompresovanom fajlu kao da je u pitanju original. Pojedinačna cena programa nije velika, ali treba imati na umu to da je licenca neophodna za svaki računar na kom se program koristi. Srećom, autori nude i popust na količinu, pa pre kupovine treba proveriti kolika je cena za broj licenci koje eventualno želite da koristite u vašoj firmi.

Branislav BUBANJA